Zu wenig Personal führt zu wartenden Besuchern, verpassten Terminen und überlasteten Mitarbeitenden. Zu viele Personen erhöhen dagegen Reise- und Personalkosten und stehen sich in ruhigen Phasen gegenseitig im Weg. Eine pauschale Kennzahl wie „eine Person je zehn Quadratmeter“ löst dieses Problem nicht. Belastbarer ist eine Planung in Zeitfenstern, die Besucheraufkommen, Gesprächsdauer, Termine, Rollen und Pausen berücksichtigt.

Berechnen Sie zunächst die gleichzeitig benötigten aktiven Positionen:

Aktive Positionen = feste Rollen + spontane Gespräche + parallele Termine + separat benötigte Spezialrollen

Anschließend berücksichtigen Sie Pausen, Gesprächsdokumentation und kurze Abwesenheiten:

Geplante Teamstärke je Zeitfenster = aktive Positionen ÷ Verfügbarkeitsquote

Als Verfügbarkeitsquote sind für eine erste Planung häufig 80 bis 90 Prozent praktikabel. Bei 85 Prozent stehen von zehn eingeplanten Personen rechnerisch 8,5 gleichzeitig für Empfang, Gespräche und Termine zur Verfügung. Die passende Quote hängt unter anderem von Pausenregelung, Dokumentationsaufwand, Standwegen und organisatorischen Nebenaufgaben ab.

Wichtig: Rechnen Sie nicht mit dem Tagesdurchschnitt. Teilen Sie den Messetag in Zeitfenster von 30 oder 60 Minuten. Ein Team, das im Mittel groß genug ist, kann während einer Besucherspitze trotzdem deutlich unterbesetzt sein.

Legen Sie zunächst ein Zeitraster an. Bei stark schwankendem Besucheraufkommen sind 30-Minuten-Blöcke sinnvoll, ansonsten reichen Stundenblöcke. Kennzeichnen Sie darin:

• erwartete ruhige Phasen,
• übliche Besucherspitzen,
• bereits gebuchte Kundentermine,
• Produktvorführungen und Vorträge,
• geplante Pausen,
• Schichtwechsel sowie Auf- und Abbauzeiten.

Wenn Sie Termine vorab vergeben, sollten diese zentral erfasst und nach benötigten Ansprechpartnern unterschieden werden. Ein passender Ablauf findet sich im Beitrag Messetermine vorab vereinbaren.

Nicht jede Aufgabe benötigt automatisch eine eigene Person. Auf einem kleinen Stand kann die Standleitung beispielsweise als Springer einspringen. Ein technischer Spezialist kann zwischen Terminen offene Gespräche übernehmen. Solche Kombinationen funktionieren aber nur, wenn Sie Prioritäten festlegen und nicht zwei gleichzeitig anfallende Aufgaben derselben Person zuweisen.

Planen Sie eine Standleitung nicht vollständig mit Kundengesprächen aus. Bei Rückfragen, verspäteten Terminen, technischen Störungen oder fehlendem Material muss mindestens eine Person kurzfristig reagieren können. Ab etwa sechs gleichzeitig eingesetzten Mitarbeitenden ist eine ausdrücklich benannte Koordination besonders hilfreich.

Für spontane Kontakte verwenden Sie folgende Formel:

Benötigte Gesprächspositionen = (relevante Kontakte pro Stunde × durchschnittliche Gesprächsdauer in Minuten) ÷ (60 × Zielauslastung)

Runden Sie das Ergebnis immer auf. Als Zielauslastung sind meist 70 bis 80 Prozent sinnvoll. Eine Planung mit 100 Prozent würde voraussetzen, dass alle Gespräche exakt nacheinander beginnen und keine Zeit für Begrüßung, Notizen oder kurze Rückfragen anfällt.

Beispiel: Sie erwarten zwölf relevante Spontankontakte pro Stunde. Ein Erstgespräch einschließlich kurzer Dokumentation dauert durchschnittlich zehn Minuten. Bei 75 Prozent Zielauslastung ergibt sich:

12 × 10 ÷ (60 × 0,75) = 2,67

Sie benötigen daher drei gleichzeitig verfügbare Gesprächspersonen. Gemeint sind relevante Kontakte, bei denen tatsächlich ein Gespräch entsteht – nicht alle Personen, die am Stand vorbeigehen.

Gebuchte Termine kommen zu den spontanen Gesprächen hinzu, sofern sie nicht bereits in Ihrer Besucherprognose enthalten sind. Entscheidend ist nicht die Gesamtzahl der Tagestermine, sondern die maximale Zahl gleichzeitig stattfindender Gespräche. Berücksichtigen Sie außerdem:

• benötigte Vertriebs- und Fachrollen,
• Gesprächsdauer einschließlich Vor- und Nachbereitung,
• verspätete Gäste,
• Wechselzeit zwischen zwei Terminen,
• Termine mit mehreren Ansprechpartnern aus Ihrem Unternehmen.

Zwei parallele Termine mit demselben Produktexperten sind beispielsweise nicht durch mehr allgemeines Standpersonal lösbar. Sie benötigen entweder einen zweiten qualifizierten Experten oder müssen die Termine zeitlich entzerren.

Aus den aktiven Positionen wird erst durch einen Verfügbarkeitsfaktor eine realistische Teamstärke. Bei sieben gleichzeitig zu besetzenden Positionen und 85 Prozent Verfügbarkeit lautet die Rechnung:

7 ÷ 0,85 = 8,24, aufgerundet also neun eingeplante Personen.

Die Reserve deckt kurze Pausen, Gesprächsnotizen, Materialwege und unerwartet lange Termine ab. Wenn Sie bereits eine nicht fest gebundene Springerrolle in den aktiven Positionen berücksichtigt haben, dürfen Sie deren Kapazität nicht ein zweites Mal als Reserve ansetzen.

Beachten Sie bei der Schichtplanung die betrieblichen und gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben. In Deutschland sind insbesondere Pausen, tägliche Höchstarbeitszeit und Ruhezeit relevant. Auch Briefings vor Messebeginn, Auf- und Abbau sowie Abendveranstaltungen können Arbeitszeit sein. Stimmen Sie den Einsatzplan deshalb mit Personalverantwortlichen ab und prüfen Sie gegebenenfalls tarifliche oder betriebliche Regelungen.

Ein mittelständischer Aussteller plant einen 60 Quadratmeter großen Stand. Der Stand verfügt über drei offene Gesprächsbereiche und zwei Besprechungstische. Die Messe ist von 9 bis 18 Uhr geöffnet. Empfang und Standleitung sollen durchgehend besetzt sein.

In der stärksten Phase von 10 bis 12 Uhr werden sieben Positionen aktiv benötigt: Empfang, Standleitung, drei spontane Gesprächspersonen und zwei Mitarbeitende für vereinbarte Termine. Mit dem Verfügbarkeitsfaktor ergibt sich eine geplante Teamstärke von neun Personen.

Über den gesamten Tag entstehen in diesem Beispiel 63 geplante Teamstunden. Die höchste gleichzeitige Besetzung liegt bei neun Personen. Daraus ergibt sich ein Kernteam von neun Mitarbeitenden mit gestaffelten Anfangs-, End- und Pausenzeiten. Zusätzlich sollte eine namentlich benannte Ausfallreserve verfügbar sein. Ob diese Person mitreisen muss, hängt von Anreise, Fachrollen und der Möglichkeit kurzfristiger Umbesetzungen ab.

Die Standfläche bestimmt den Personalbedarf nicht direkt, setzt ihm aber eine praktische Grenze. Prüfen Sie den berechneten Spitzenbedarf am freigegebenen Grundriss:

• Wie viele Gespräche können tatsächlich parallel geführt werden?
• Bleiben Eingänge und Laufwege frei?
• Können wartende Besucher sinnvoll empfangen werden?
• Sind Besprechungstische akustisch und räumlich nutzbar?
• Gibt es einen Rückzugsbereich für Pausen und Dokumentation?

Wenn der Stand nur vier nutzbare Gesprächsplätze bietet, lösen neun aktiv beratende Mitarbeitende das Kapazitätsproblem nicht. Dann sollten Sie Termine entzerren, Besucher am Empfang stärker qualifizieren, Gespräche verkürzen oder zusätzliche Besprechungsflächen vorsehen. Die räumlichen Grundlagen können Sie mit der Checkliste zur Planung von Standfläche und Ausstattung prüfen.

Die errechnete Teamgröße ist noch kein Schichtplan. Ordnen Sie anschließend jede Person nach Zeitfenster, Rolle und Qualifikation zu. Ein belastbarer Einsatzplan enthält mindestens:

• Name und Mobilnummer,
• Schichtbeginn und Schichtende,
• Hauptrolle und mögliche Vertretungsrollen,
• gebuchte Kundentermine,
• Pausenfenster,
• Übergabezeit,
• zuständige Standleitung,
• benannte Ausfallreserve.

Lassen Sie nicht alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit beginnen und enden. Gestaffelte Schichten senken die Besetzung in ruhigen Randzeiten, ohne die Besucherspitzen zu schwächen.

Termine, Unterlagen, Aufgaben und Änderungen sollten für das Team mobil auffindbar sein. Welche Angaben dafür benötigt werden, zeigt der Beitrag Messe-App fürs Standpersonal: Informationen für die mobile Einsatzzentrale. Produktblätter, Preise und Argumente sollten ebenfalls vorab zentral freigegeben werden; dazu hilft die Anleitung Messeunterlagen zentral vorbereiten.

Der größte Hebel liegt selten in einer pauschalen Kürzung des Teams. Sinnvoller sind diese Maßnahmen:

1. Schichten staffeln: Späterer Beginn oder früheres Ende für Personen, die nur in Spitzenzeiten gebraucht werden.
2. Termine entzerren: Technische Fachgespräche nicht gleichzeitig buchen, wenn nur ein Spezialist verfügbar ist.
3. Rollen kombinieren: In ruhigen Phasen kann die Standleitung Gespräche übernehmen oder der Empfang organisatorische Aufgaben erledigen.
4. Gespräche strukturieren: Eine kurze Erstqualifizierung verhindert, dass ungeeignete Kontakte lange Fachressourcen binden.
5. Dokumentation verkürzen: Ein festes Notizschema reduziert die Zeit zwischen zwei Gesprächen. Praktische Vorgaben finden Sie unter Gesprächsnotizen in 30 Sekunden.
6. Vorjahreswerte auswerten: Tatsächliche Kontakte und Gesprächsdauern ersetzen unsichere Schätzungen bei der nächsten Messe.

Nur nach Quadratmetern rechnen: Ein großer Präsentationsstand kann weniger Personal benötigen als ein kleiner Stand mit dichtem Terminprogramm.

Mit Tagesdurchschnittswerten planen: Der Durchschnitt verdeckt die Stoßzeiten und führt genau dann zu Engpässen, wenn besonders viele Zielkunden anwesend sind.

Termine doppelt zählen: Wenn vereinbarte Termine bereits in der Kontaktprognose enthalten sind, dürfen sie nicht erneut vollständig addiert werden.

Mit 100 Prozent Auslastung rechnen: Ohne Puffer reichen wenige längere Gespräche oder eine verspätete Pause aus, um den Ablauf zu stören.

Nur Vertriebsrollen berücksichtigen: Empfang, Standkoordination, Technik, Bewirtung und Dokumentation beanspruchen ebenfalls Kapazität.

Qualifikationen ignorieren: Neun Mitarbeitende helfen nicht, wenn für zwei parallele Fachtermine nur eine Person das erforderliche Produktwissen besitzt.

Keine Ausfallregel festlegen: Krankheit, Zugausfall oder verspätete Anreise sollten über eine benannte Reserve und klare Prioritäten abgesichert sein.

Vor der finalen Reise- und Schichtplanung sollten Sie folgende Punkte abhaken:

• Öffnungszeiten und zusätzliche Einsatzzeiten sind vollständig erfasst.
• Der Tag ist in Belastungsphasen unterteilt.
• Relevante Spontankontakte pro Stunde sind geschätzt oder aus Vorjahresdaten abgeleitet.
• Gesprächsdauer und Dokumentationszeit sind berücksichtigt.
• Parallele Kundentermine sind separat ausgewiesen.
• Empfang, Standleitung und weitere feste Rollen sind eingeplant.
• Benötigte Sprach-, Produkt- und Technikkenntnisse sind je Zeitfenster verfügbar.
• Pausen und kurze Abwesenheiten sind über eine realistische Verfügbarkeitsquote abgedeckt.
• Die Spitzenbesetzung passt zum Standgrundriss.
• Schichtbeginn und Schichtende sind gestaffelt.
• Für Ausfälle gibt es eine benannte Reserve.
• Änderungen erreichen das gesamte Team über einen zentralen Informationskanal.

Planen Sie Standpersonal nicht mit einer pauschalen Flächenkennzahl. Berechnen Sie für jedes Zeitfenster die festen Rollen, spontanen Gespräche und parallelen Termine. Ergänzen Sie anschließend einen realistischen Faktor für Pausen und Nebenaufgaben. Der höchste gleichzeitige Bedarf bestimmt die Mindestgröße des Teams; die Summe der Teamstunden hilft bei der Verteilung auf gestaffelte Schichten. Ein letzter Abgleich mit Standfläche und Qualifikationen verhindert, dass die rechnerisch passende Besetzung in der Praxis nicht funktioniert.

Wenn Sie Personal, Termine, Aufgaben und Unterlagen für mehrere Messeauftritte zentral koordinieren möchten, können Sie sich die dafür verfügbaren Funktionen in Ruhe ansehen.