Fehlende Adapter, zu wenige Visitenkarten oder nicht auffindbares Werkzeug kosten am Aufbautag Zeit und Geld. Eine vollständige Packliste verhindert solche Engpässe – vorausgesetzt, sie enthält nicht nur Gegenstände, sondern auch Mengen, Zuständigkeiten und den aktuellen Packstatus.

Die folgende Checkliste können Sie direkt in Ihre Messeplanung übernehmen und an Standgröße, Team und Veranstaltungsdauer anpassen.

Führen Sie für jede Position mindestens diese Angaben:

• Gegenstand oder Material
• benötigte Menge
• vorhandene Menge
• verantwortliche Person
• Lager- oder Abholort
• Kiste, Palette oder Fahrzeug
• Status: zu prüfen, zu bestellen, gepackt, verladen
• Rücklauf nach der Messe

Wichtig: Eine Position sollte immer genau eine verantwortliche Person haben. „Das bringt jemand aus dem Vertrieb mit“ ist keine belastbare Zuständigkeit.

Prüfen Sie bei einem eigenen oder modularen Stand insbesondere:

• Standmodule, Wände und Verbindungsteile
• Theke, Tische, Stühle und Barhocker
• Regale, Prospekthalter und Vitrinen
• Bodenbelag, Kantenprofile und Unterlagen
• Grafiken, Banner, Roll-ups und Halterungen
• Beleuchtung und passende Befestigungen
• abschließbare Schränke oder Stauraumelemente
• Schlüssel und Ersatzschlüssel
• Aufbauplan mit markierten Bauteilen
• Kontaktdaten des Standbauers und der Messeleitung

Fotografieren Sie einen Probeaufbau oder die fertig kommissionierten Bauteile. Das erleichtert die Kontrolle und hilft dem Aufbauteam, wenn nicht alle Beteiligten das Standsystem kennen.

Eine eigene Werkzeugkiste spart die Suche nach einem Servicebetrieb für kleinere Arbeiten:

• Akkuschrauber, Ladegerät und geladener Ersatzakku
• Schraubendreher und Bit-Satz
• Inbus- und Schraubenschlüssel
• Zange, Seitenschneider und Cuttermesser
• Maßband, Wasserwaage und Markierungsstift
• Kabelbinder in mehreren Größen
• Gewebe-, Maler- und doppelseitiges Klebeband
• Klettband und wiederlösbare Befestigungen
• Schere, Hammer und kleiner Gummihammer
• Ersatzschrauben, Muttern, Haken und Verbinder
• Arbeitshandschuhe und Knieschoner
• Müllbeutel für Verpackungsreste

Klären Sie vorab, welche Befestigungen der Veranstalter erlaubt. Viele Messehallen untersagen Bohrungen oder bestimmte Klebebänder.

Technik sollte nicht erst am Stand zum ersten Mal zusammengesteckt werden. Testen Sie die vollständige Gerätekette vor dem Verpacken.

• Notebooks, Tablets und Smartphones
• Netzteile und Ladekabel, jeweils eindeutig beschriftet
• Mehrfachsteckdosen und ausreichend lange Verlängerungskabel
• Kabeltrommel, vollständig abrollbar
• geprüfte Adapter und Steckverbinder
• HDMI-, DisplayPort-, USB- und Netzwerkkabel
• Bildschirm, Halterung und Fernbedienung
• Präsentationsklicker und Ersatzbatterien
• Router oder mobiler Hotspot, sofern zulässig
• Zugangsdaten und offline verfügbare Präsentationen
• Powerbanks
• Kabelbrücken oder sichere Kabelabdeckungen
• Ersatzmaus und Ersatztastatur

Planen Sie eine Reserve für häufig benötigte Kabel ein. Notieren Sie außerdem, welche Strom- und Netzwerkanschlüsse direkt beim Veranstalter bestellt wurden. So vermeiden Sie sowohl fehlende Anschlüsse als auch doppelte Bestellungen.

Packen Sie Werbemittel nicht pauschal, sondern passend zu Besucherzahl, Zielgruppe und Messedauer:

• Broschüren, Flyer und Datenblätter
• Preis- oder Produktübersichten
• Visitenkarten der anwesenden Teammitglieder
• Give-aways und Verpackungen
• Produktmuster und Demonstrationsmaterial
• Aufsteller und Beschriftungen
• Termin- oder Aktionskarten
• Referenzen und Anwendungsbeispiele
• Rücktransportbehälter für Muster

Verteilen Sie nicht den gesamten Vorrat am ersten Messetag am Stand. Lagern Sie Tagesmengen getrennt und füllen Sie bei Bedarf nach. Das hält den Stand ordentlich und macht den Verbrauch sichtbar.

Auch bei digitaler Lead-Erfassung gehört eine einfache Ausweichlösung in die Kiste:

• Geräte für die Lead-Erfassung
• Zugangsdaten und Benutzerkonten
• Ladegeräte und Powerbanks
• getestete Scanner- oder Kamera-Funktion
• Papierformulare für einen technischen Ausfall
• Datenschutzhinweise und erforderliche Einwilligungstexte
• Notizblöcke und Klemmbretter
• Kugelschreiber und Permanentmarker
• Textmarker, Haftnotizen und Klebeetiketten
• Tacker, Büroklammern und Gummibänder
• Namensschilder, Badge-Halter und Schlüsselbänder
• Tagesplan und Teamkontaktdaten

Definieren Sie vorab, welche Angaben für einen verwertbaren Lead erforderlich sind. Sonst entstehen zwar viele Kontakte, aber zu wenig Informationen für die Nachbereitung.

Diese unscheinbaren Positionen werden besonders häufig vergessen:

• Mikrofasertücher und Küchenrolle
• Glas- oder Oberflächenreiniger in zulässiger Verpackung
• Handdesinfektion und Feuchttücher
• Müllbeutel in verschiedenen Größen
• Besen und Kehrschaufel oder kleiner Handstaubsauger
• Fusselrolle und Schuhputztücher
• Pflaster und kleines Erste-Hilfe-Set
• Nähset und Sicherheitsnadeln
• Fleckenentferner
• Taschentücher
• Ersatzlampen oder Leuchtmittel, sofern austauschbar

Prüfen Sie, welche Reinigungs- und Entsorgungsleistungen bereits im Stand- oder Messepaket enthalten sind.

Lange Standtage erfordern eine einfache Grundversorgung. Beachten Sie dabei die Catering-Regeln des Veranstalters.

• ausreichend Wasser
• Kaffee- oder Teeausstattung, falls am Stand erlaubt
• haltbare Snacks
• Servietten und Becher
• Flaschenöffner und Korkenzieher
• Zucker, Milchalternativen und Rührstäbchen
• Kühlbox oder Kühlschrank, sofern vorgesehen
• Spülmittel, Schwamm und Geschirrtücher
• Lebensmittelboxen und Verschlussclips

Legen Sie außerdem Pausenzeiten fest. Verpflegung am Stand ersetzt keine planbaren Erholungspausen.

Senden Sie jedem Teammitglied zusätzlich eine persönliche Checkliste:

• Ausweis und Messeticket
• Hotel- und Reiseunterlagen
• Diensthandy und Ladegerät
• ein Standoutfit pro Messetag
• mindestens ein Ersatzoberteil
• bequeme, bereits eingelaufene Schuhe
• Gürtel, Socken und weitere abgestimmte Accessoires
• warme Schicht für Auf- und Abbau
• persönliche Medikamente
• Gehörschutz und Sicherheitsschuhe, falls vorgeschrieben
• Visitenkarten
• private Trinkflasche, sofern zulässig

Kommunizieren Sie den Dresscode nicht nur als Farbvorgabe. Legen Sie fest, welche Kleidung für Aufbau, Standdienst, Kundentermine und Abbau geeignet ist.

Packen Sie häufig benötigte Ersatzteile und Hilfsmittel in eine separate, deutlich markierte Notfallkiste. Diese gehört nicht unter die übrigen Kartons, sondern muss beim Aufbau und während des Betriebs direkt erreichbar sein.

Sinnvoll sind beispielsweise:

• Mehrfachsteckdose und Universal-Ladekabel
• HDMI- und USB-Adapter
• Kabelbinder und Klebeband
• Schere, Cuttermesser und kleiner Schraubendreher
• Batterien und Powerbank
• Permanentmarker und Etiketten
• Reinigungstücher
• Pflaster, Nähset und Sicherheitsnadeln
• Ausdruck mit wichtigen Telefonnummern
• Offline-Kopie der Präsentation auf einem USB-Stick

Die Abfahrtskontrolle sollte eine Person durchführen, die nicht allein für das Packen zuständig war. Prüfen Sie unmittelbar vor dem Schließen des Fahrzeugs oder der Übergabe an die Spedition:

• Ist jede Position der Packliste abgehakt?
• Stimmen Anzahl und Beschriftung der Kisten?
• Sind besonders wichtige Teile tatsächlich physisch kontrolliert worden?
• Sind Tickets, Zufahrtsgenehmigungen und Aufbauausweise vorhanden?
• Liegen Frachtpapiere und Ansprechpartner bereit?
• Sind Werkzeug- und Notfallkiste zuerst erreichbar?
• Wurden empfindliche Geräte transportsicher verpackt?
• Sind Rücksendeetiketten und Material für den Rücktransport vorhanden?
• Ist dokumentiert, was Teammitglieder persönlich mitbringen?
• Hat die verantwortliche Person die Verladung freigegeben?

Verlassen Sie sich bei kritischen Positionen nicht nur auf einen gesetzten Haken. Für Schlüssel, Präsentationstechnik, Produktmuster und Zugangsdokumente empfiehlt sich eine Sichtkontrolle.

Die Packliste endet nicht mit der Abfahrt vom Messegelände. Erfassen Sie beim Rücklauf:

• zurückgekommene Mengen
• verbrauchte Werbemittel und Give-aways
• fehlende oder beschädigte Teile
• notwendige Reparaturen
• Reinigungsbedarf
• neuen Lagerort
• bereits für die nächste Messe reserviertes Material

Aktualisieren Sie den Bestand möglichst direkt nach der Rückkehr. Wenn mehrere Messen und Beteiligte parallel verwaltet werden, führen getrennte Dateien schnell zu widersprüchlichen Angaben. Der Beitrag Messeplanung mit Excel: 7 Fehler, die Zeit und Budget kosten zeigt, welche typischen Probleme dabei entstehen. Die Pack- und Materialplanung sollte außerdem mit Terminen und Zuständigkeiten aus Ihrem Messejahresplan verbunden sein.

Eine gute Messestand-Packliste beantwortet drei Fragen: Was wird benötigt, wer kümmert sich darum und wurde es tatsächlich verladen? Ergänzen Sie Mengen, Lagerorte und Rücklaufstatus, damit die Liste auch bei der nächsten Veranstaltung nutzbar bleibt.

Wenn Sie Packlisten, Termine und Verantwortlichkeiten zentral statt in einzelnen Dateien verwalten möchten, können Sie sich die Vorgehensweise unverbindlich in einer Demo ansehen.