Bei einer Messe greifen viele Aufgaben ineinander: Marketing benötigt rechtzeitig Standmaße und Gestaltungsvorgaben, der Einkauf braucht freigegebene Angebote, der Vertrieb muss Personal und Termine planen, und externe Dienstleister warten auf verbindliche Entscheidungen. Fehlen klare Zuständigkeiten oder Fristen, entstehen Expresszuschläge, Doppelarbeit und Lücken bei der Lead-Nachbereitung.

Die folgende Checkliste ordnet die wichtigsten Aufgaben nach Messephasen. Jede Aufgabe erhält eine hauptverantwortliche Rolle, einen Zieltermin und einen Status. Die genannten Zeitpunkte beziehen sich auf den ersten Messetag. Verbindliche Fristen des Veranstalters haben immer Vorrang.

Eine reine Sammlung von Aufgaben reicht nicht aus. Erfassen Sie für jeden Punkt mindestens:

• Aufgabe: Was ist konkret zu erledigen?
• Ergebnis: Woran erkennen Sie, dass die Aufgabe abgeschlossen ist?
• Verantwortlich: Wer stellt die Fertigstellung sicher? Pro Aufgabe nur eine hauptverantwortliche Person.
• Beteiligte: Wer liefert Informationen, prüft oder gibt frei?
• Frist: An welchem Datum muss das Ergebnis vorliegen?
• Abhängigkeit: Welche Aufgabe muss vorher abgeschlossen sein?
• Status: Offen, in Arbeit, blockiert, in Prüfung oder erledigt.
• Nachweis: Link zum Angebot, Vertrag, Standplan, Briefing oder Ergebnis.

Setzen Sie den Status erst dann auf erledigt, wenn das vereinbarte Ergebnis vorliegt. „Dienstleister angefragt“ ist beispielsweise noch kein abgeschlossener Standbauauftrag.

Planen Sie mehrere Veranstaltungen pro Jahr, sollten Auswahl, Budget und Ressourcen zunächst in einem belastbaren Messejahresplan zusammengeführt werden. Ist noch offen, welche Veranstaltungen tatsächlich relevant sind, hilft ein Bewertungsmodell für B2B-Messen.

Wichtige Abhängigkeit: Beauftragen Sie Standbau und größere Leistungen erst, wenn Fläche, Budget und Freigabe dokumentiert sind. Kalkulieren Sie neben den sichtbaren Kosten auch Veranstalterleistungen, Transport, Hotel, Bewirtung, Versicherungen und eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent ein.

Achten Sie bei Angeboten auf identische Leistungsgrenzen. Positionen wie Montagezeiten, Bodenbelag, Grafikproduktion, Entsorgung, Transport oder Standreinigung sind nicht in jedem Angebot enthalten. Der Einkauf benötigt deshalb ein freigegebenes Briefing und nicht nur eine Skizze.

Übergabepunkt zwischen Marketing und Vertrieb: Marketing kann Einladungen erst zielgerichtet erstellen, wenn der Vertrieb Zielkunden, Gesprächsanlässe und gewünschte Termine definiert hat. Umgekehrt benötigt der Vertrieb freigegebene Botschaften und Unterlagen für die persönliche Ansprache.

Das Teambriefing sollte nicht nur organisatorische Hinweise enthalten. Klären Sie konkret:

• Welche Ziele und Zielgruppen stehen im Mittelpunkt?
• Wer übernimmt Begrüßung, Fachgespräch, Demo und Terminvereinbarung?
• Welche Fragen müssen bei jedem relevanten Kontakt beantwortet werden?
• Wann gilt ein Kontakt als qualifizierter Lead?
• Wer erhält den Lead nach der Messe und bis wann?
• Wie werden Beschwerden, Presseanfragen oder technische Störungen weitergegeben?

Planen Sie einen vollständigen Testlauf: Badge oder Kontaktdaten erfassen, Gespräch dokumentieren, nächsten Schritt festlegen, Daten übertragen und beim zuständigen Vertriebsmitarbeiter aufrufen.

Für den Tagesrückblick reichen 15 Minuten. Besprechen Sie Besucherqualität, offene Kundenanfragen, technische Probleme, Materialbedarf und die wichtigsten Termine des Folgetags. Unvollständige Gesprächsnotizen sollten noch am selben Abend ergänzt werden – nach der Messe lassen sich Details meist nicht mehr zuverlässig rekonstruieren.

Verwenden Sie wenige, eindeutig definierte Statuswerte:

• Offen: Die Bearbeitung hat noch nicht begonnen.
• In Arbeit: Eine Person bearbeitet die Aufgabe aktiv.
• Blockiert: Eine Information, Entscheidung oder Lieferung fehlt. Der Grund und die zuständige Person sind vermerkt.
• In Prüfung: Das Ergebnis liegt vor, muss aber noch abgenommen werden.
• Erledigt: Ergebnis und erforderlicher Nachweis liegen vollständig vor.

Prüfen Sie blockierte und überfällige Aufgaben mindestens wöchentlich, in den letzten sechs Wochen zweimal pro Woche. Kurz vor der Messe empfiehlt sich ein täglicher Blick auf kritische Punkte.

1. Übernehmen Sie die für Ihre Veranstaltung relevanten Aufgaben aus dieser Checkliste.
2. Tragen Sie den ersten Messetag ein und rechnen Sie die relativen Fristen in konkrete Kalenderdaten um.
3. Ergänzen Sie sämtliche Fristen aus dem Ausstellerhandbuch.
4. Benennen Sie pro Aufgabe genau eine hauptverantwortliche Person.
5. Hinterlegen Sie Abhängigkeiten und notwendige Freigaben.
6. Ergänzen Sie bereits beauftragte Dienstleister, Bestellnummern und Dokumentlinks.
7. Markieren Sie kritische Aufgaben, deren Verzögerung Standbau, Technik, Reisen oder Leadverarbeitung gefährdet.
8. Vereinbaren Sie einen festen wöchentlichen Abstimmungstermin mit maximal 30 Minuten.

Wenn Ihre Planung in mehreren getrennten Dateien geführt wird, prüfen Sie besonders sorgfältig Versionen, Zugriffsrechte und manuelle Übertragungen. Der Beitrag Messeplanung mit Excel: 7 Fehler, die Zeit und Budget kosten zeigt typische Warnsignale und konkrete Gegenmaßnahmen.

Eine wirksame Messeplanung-Checkliste schafft nicht möglichst viele Kontrollpunkte. Sie macht sichtbar, was bis wann vorliegen muss, wer dafür verantwortlich ist und welche Aufgabe davon abhängt. Besonders wichtig sind die Übergaben zwischen Marketing, Vertrieb, Einkauf, IT, Standteam und externen Dienstleistern.

Beginnen Sie mit den verbindlichen Veranstalterfristen, ergänzen Sie interne Freigaben und planen Sie die Lead-Nachbereitung bereits vor der Messe. So endet das Projekt nicht mit dem Abbau, sondern erst dann, wenn Leads bearbeitet, Kosten ausgewertet und Verbesserungen für die nächste Veranstaltung dokumentiert sind.